Gérer les emails avec le principe des “2 minutes”

Internet, ce plaisir chronophage

En 2018, le nombre d’internautes dans le monde a dépassé 50%, soit une personne sur 2 sur notre planète. Les européen·ne·s sont plus nombreux·ses (90 à 94%) à utiliser Internet que nos voisin·e·s nord-américains (88%). En France, 88% des personnes utilisent Internet et y passent en moyenne 4,5 heures par jour, toute activité confondue. Nos emails sont une part importante de notre quotidien.

D’autre part, en 2017, l’application de la norme AFNOR NF Z 42-026 permet de supprimer le support papier en France au profit du numérique. Progressivement, les entreprises et les services gouvernementaux suivent le mouvement. Cela facilite les démarches administratives et rend les processus plus écologiques.

Moins de papier, davantage d'emails

Mais alors, dirigeons-nous vers une augmentation du nombre de nos emails dans nos boîtes ? La réponse est affirmative. Votre boîte email déborde? Vous n’osez même plus regarder les courriels entrants? Ou vous vous dites simplement que les emails, ce n’est pas votre truc? Tout est question de gestion.

Bien des professions utilisent les courriels comme outil numéro un de communication. Cela vous oblige à traiter correctement les besoins des uns et des autres. Le délai de votre réponse est donc crucial. La perception de votre travail passe par le délai de réponse à ces courriels. Bien du stress qu’il est possible d’éviter en toute simplicité !

Voici les quelques règles simples pour éviter le chaos que provoque l’accumulation d’emails. Cette méthode peut s’appliquer pour vos emails personnels mais aussi et surtout pour vos emails professionnels afin de vous assurer de répondre à tous les courriers importants.

1. Faire le ménage

Faire le grand ménage est une pratique simple si régulière :

  • Archivez tous les emails de plus de 2 mois (ou plus si besoin)
  • Prenez un email de chaque organisme différent. Exemple : un email du magazine auquel vous n’êtes plus abonné(e), un des emails de la société qui vous dit chaque semaine que vous avez gagné un voyage, les promotions…
  • Posez-vous la question « Est-ce que je lis vraiment cet email? »
  • Très souvent, au bas de chacun de ces emails, vous trouverez un petit lien « Désabonnez-vous » ou « Unsubscribe » en anglais
  • Procédez au désabonnement complet

Plusieurs emails d’un même expéditeur, style VousAvezGagneUnVoyage.com, non lus, est une preuve de son inutilité. Désabonnez-vous dès aujourd’hui ! Vous pourriez être tenté(e) de vous dire « Oui mais si un jour j’ai envie de le lire ? ». Dans ce cas, créez un favori vers le site dans votre navigateur, cela sera bien suffisant.

2. Appliquer la règle du 2 minutes

La « règle du 2 minutes » est une façon de traiter les messages entrants pour être certains de ne pas les oublier. Elle est inspirée de la méthode Getting Things Done de David Allen. Cette méthode est très pertinente. Elle aide au quotidien à avoir l’esprit libre. Quelle est cette méthode ?

Pour chaque email qui arrive :

  • Si je peux mettre moins de 2 minutes pour y répondre, je le fais immédiatement.
  • Si j’ai besoin de plus de 2 minutes pour y répondre aujourd’hui, je crée un rappel pour le traiter à un meilleur moment.
  • Dans le cadre professionnel, si j’ai besoin de plus de 2 minutes pour y répondre et que j’ai pas le temps aujourd’hui, je crée un rappel pour le traiter à un meilleur moment et je préviens l’expéditeur qu’il aura une réponse au plus tard le…

Très souvent, les applications de messagerie électronique proposent de « créer un rappel » pour un email particulier en choisissant la date et l’heure du rappel. Par exemple, toutes les adresses emails @gmail.com @outlook.com @live.fr… bénéficient naturellement de cette fonctionnalité proposée par l’application de votre fournisseur. Inbox pour les adresses Gmail, Outlook pour les adresses Live, Outlook…

Une fois que vous avez créé un rappel pour un message électronique, celui-ci disparaît alors de votre boîte aux lettres, et réapparaîtra au moment choisi.

3. Apprécier le bonheur d'une boite email vide

Laisseriez-vous votre boîte aux lettes chez vous se remplir ? Prenez-le même réflexe pour votre boîte aux lettres électronique. En suivant ces quelques étapes, elle sera vide. Tous les messages importants de moins de 2 minutes auront été traités. Tous les autres le seront au moment que vous aurez choisi. Au bout de quelques jours, cela devient un automatisme.

La plupart des applications, tout comme Gmail, affichent même un joli soleil quand votre boîte de réception est vide ! Aucun élément dans le dossier Boite de réception. Maintenant, vous pouvez profitez de votre temps, l’esprit libre !

 

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