Maîtriser l’art des réunions

Outils indispensables de communication

Les réunions sont indispensables pour communiquer, obtenir des consensus, des décisions, suivre des actions, diffuser des informations et donner aux participant·es la possibilité de poser des questions…

Organiser une réunion efficacement n’est pas codé dans notre matériel génétique. Cela nécessite de l’expérience, la connaissance de votre environnement et de vos interlocuteur·rices, ainsi que quelques compétences organisationnelles.

Si vous devez gérer une réunion, vous devenez la ou le garant·e de l’atteinte des objectifs de la réunion et du respect des personnes. Le respect des participant·es revêt plusieurs aspects que nous aborderons dans les paragraphes suivants.

Les points inévitables à définir avant toute réunion sont les objectifs, le type de réunion, le champ lexical et le niveau de technicité. Sans les définir au préalable, le bénéfice de la réunion risque fort d’être réduit à… zéro.

Les points primordiaux sont :
Les Objectifs

Posez-vous les questions suivantes : A la sortie de cette réunion, quelles sont les informations que je dois avoir obtenues? Quelles sont les informations qui doivent être transmises? Pourquoi? Bref, quels en sont les objectifs?

Parfois, il existe un meilleur moyen de communication qu’une réunion. Un appel téléphonique, un email, un message instantané, un post sur l’Intranet de l’organisation. N’oubliez jamais qu’une réunion demande aux participant·es d’interrompre leurs activités pour se focaliser sur vos objectifs. Donc, utiliser les réunions avec soin. Évitez les réunionites aiguës ! La réunionite n’est pas due à la fréquence des réunions mais plutôt à leur inefficacité.

Les types de réunion

Aussi, Il existe une multitude de types de réunion, mais voici les principaux qui nous intéressent ici. L’identification précise du type de réunion va permettre d’affiner sa planification, son titre, son ordre du jour. Cela peut être une rencontre individuelle (aussi appelée OneOnOne), une réunion d’équipe, des réunions ad-hoc ou autres.

La rencontre individuelle est simplement une réunion entre 2 participant.es uniquement. Elle peut être ponctuelle ou récurrente. La réunion d’équipe est plus souvent récurrente avec un ordre du jour stable.

En particulier en Amérique du Nord, il est courant d’envoyer une invitation d’une durée de 15 min, 30 minutes avant, même à son supérieur. Ce mode souvent appelé réunion ad-hoc, permet plus d’interactivité et de rapidité. Mais tous les participant·es doivent adhérer à cette façon de procéder sans se sentir agressé·e. Parlez-en librement et proposez-le si vous en sentez le besoin.

Le champ lexical

Le champ lexical de la réunion signifie le vocabulaire, le domaine, la terminologie, appartenant à une famille spécifique de mots. Pour simplifier, si votre réunion a pour objectif de Déterminer le langage commun de programmation de toutes les équipes, le champ lexical sera alors le Développement Logiciel. Si votre réunion a pour objectif d’Informer les employé·es des nouvelles politiques et procédures de rémunération, le champ lexical sera la Gestion des Ressources Humaines.

Le niveau de technicité

Une fois le champ lexical déterminé, vous devrez évaluer le niveau de technicité requis pour atteindre l’objectif. Un niveau de technicité élevé implique que les participant·es soient au moins averti·es, voire expert·es dans le domaine du champ lexical. Un niveau de technicité faible indique que les participant·es non familier·es au champ lexical pourront non seulement comprendre les sujets mais aussi contribuer aux sujets.

Reprenons nos exemples précédents. Si votre réunion a pour objectif de Déterminer le langage commun de programmation de toutes les équipes, le niveau de technicité sera probablement élevé. Par conséquent, les participant·es doivent maîtriser le champ lexical du Développement Logiciel. Vos participant·es sont donc des développeur·euses logiciels, des architectes logiciels, des leaders techniques et toutes personnes dont le rôle requiert la compétence relative à ce champ lexical.

Inversement, si votre réunion a pour objectif d’Informer les employé·es des nouvelles politiques et procédures de rémunération, le niveau de technicité sera faible. Votre auditoire n’aura pas besoin de connaitre toutes les technicités de calcul des fiches de paye ou les processus internes de virement des fonds monétaires pour pouvoir comprendre les sujets.

Conseil : Portez très attention aux cas particuliers dans lesquels une réunion requiert plusieurs champs lexicaux, ou plusieurs niveaux de technicité. Ceci est d’autant plus important lorsque les sujets abordés sont disparates. Dans ce cas, demandez-vous s’il est préférable d’organiser plusieurs réunions d’une durée inférieure, et c’est souvent le cas.

Le titre doit être précis

Définir le titre d’une réunion est le premier exercice important. Le choix des mots employés est primordial. Il constitue la seule information visible dans l’agenda de la journée. Soyez donc précis dans vos termes et privilégiez un titre entre 3 et 8 mots. Moins de 3 sera imprécis, plus de 8 et le message perdra en clarté, ou sera tronqué sur un téléphone intelligent. Par exemple :

  • Rencontre Julien X / Melissa Y
  • Equipe 3 – Suivi hebdomadaire projet
  • Projet ABC – Définition de stratégie

Si vous éprouvez de la difficulté à rédiger le titre de la réunion, il est à parier que vous n’en atteindrez pas les objectifs attendus.

A noter que lorsque vous organisez une réunion du type Rencontre individuelle (ou 1on1), il est intéressant de noter le nom de chaque personne dans le titre. Par exemple, Première Rencontre Julien X / Melissa Y. Grâce à cette nomenclature, Julien X saura sans ouvrir l’événement qu’il a un rendez-vous avec Melissa Y. Inversement, Julien X saura sans ouvrir l’événement qu’il a un rendez-vous avec Melissa Y.

L'ordre du jour doit être inclus

En dehors de certaines rencontres individuelles, toute invitation à une réunion devrait inclure un ordre du jour. Un ordre du jour est constitué d’une liste numérique ordonnée d’éléments à aborder. Ces éléments peuvent être simplement les objectifs fixés précédemment. Parfois, vous voudrez éclater un objectif en éléments plus détaillés pour être certain d’en couvrir les détails.

Prenez le temps de rédiger l’ordre du jour, et insérez le dans le corps de l’invitation afin que chaque participant·e en soit informé·e le plus tôt possible. Vous pouvez aussi demander à l’un de vos collègues de le réviser et de vous transmettre ses commentaires. Ensuite, libre à vous de les considérer ou pas, mais vous aurez un point de vue supplémentaire. Vous pourrez le modifier aisément par la suite, et envoyer une mise à jour aux participant·e·s si nécessaire. Mais attention à ne pas abuser des mises à jour.

Respect de la confidentialité

Les invitations à des réunions peuvent être transférées à des personnes non autorisées à voir les informations de l’ordre du jour. Pensez-donc à en dire assez mais pas trop. Certains outils d’envoi d’email permettent de restreindre le transfert d’une invitation à une tierce personne. Renseignez-vous, si vous en avez le besoin.

L’ordre du jour permettra aux participant·e·s de se mettre dans le contexte, d’évaluer s’il serait opportun d’inviter une tierce personne qui peut contribuer au sujet, de préparer des documents si c’est nécessaire, de constituer quelques points qu’elles ou ils jugent intéressants. L’ordre du jour est aussi un moyen de canaliser les conversations qui peuvent déborder quand les participant·e·s sont loquaces, et vous permettra de recentrer les personnes sur les sujets pour lesquels elles ou ils ont été convié·es.

Conseils

Ordonnez les points à aborder par ordre d’importance. Si l’ordre est composé de plusieurs éléments, il est possible que les derniers ne soient pas abordés, faute de temps. C’est pourquoi il est important de trier correctement vos éléments de l’ordre du jour par ordre d’importance.

Pendant la réunion, vous pourrez aussi juger de la vitesse d’avancement en fonction du nombre d’éléments dans l’ordre du jour. Ainsi, si un sujet monopolise la réunion, vous pourrez proposer d’organiser une nouvelle réunion spécifiquement pour y répondre.

Toujours veiller à respecter les points suivants 

  • Pour les réunions récurrentes, il est très pratique d’insérer l’ordre du jour afin de le conserver pour les prochaines et de le mettre à jour lorsque nécessaire.

  • Ajouter un élément « Varia » pour traiter les points annexes soulevés pendant la réunion qui ne sont pas en relation directe avec les sujets abordés.

  • Si votre réunion dure plus de 2 heures, pensez à prévoir 10 minutes de pause à chaque 2 heures.

  • Prévoyez 5 minutes avant la fin prévue de votre réunion pour conclure. La conclusion doit inclure au minimum:

  1. La synthèse des décisions prises pendant la réunion
  2. Les Action Items (Qui fait Quoi pour Quand?)
  3. Les prochains événements en relation avec le sujet
  4. Q&A (Question/Réponses)
  5. Les points de Varia

Une réunion est avant tout informative et/ou décisionnelle

Une réunion consiste souvent à présenter des informations, soit pour informer, soit pour prendre des décisions. Un support de présentation de type PowerPoint ou Google Slides peut s’avérer être un puissant outil de communication, s’il est correctement utilisé.

Voici quelques conseils importants pour rédiger ce contenu :

  1. La structure doit être basée sur l’ordre du jour
  2. Chaque page doit avoir un et un seul objectif
  3. Chaque page doit pouvoir être lue et assimilée en moins de 10 secondes
  4. Privilégiez les diagrammes au texte (une image vaut 1000 mots)

Une bonne réunion évite d’assommer d’informations. Les informations doivent être synthétiques, brèves et pertinentes. L’intégralité des informations du sujet peut se retrouver dans un document texte dont votre présentation fait référence.

Pour Qui ? Quand ? Où ?

Le choix des participant·e·s doit s’effectuer en filtrant les personnes potentielles par rôle et en adéquation avec le champ lexical et le niveau d’expertise. Il peut s’avérer délicat dans certains cas. Demandez conseil en cas de doute.

  • Qui peut m’aider à atteindre mes objectifs?
  • Quel est le rôle exact de chaque participant sélectionné?
  • Est-ce que chaque participant·e a les autorisations nécessaires pour participer à cette réunion?
  • Est-ce qu’aucun·e participant·e n’entre en conflit d’intérêt?
  • Est-ce que chaque participant·e est à l’aise dans le champ lexical de la réunion?

De plus, si vous connaissez un minimum vos interlocuteur·rices, vous pouvez aussi savoir si leurs intérêts sont compatibles avec les vôtres. Auquel cas, l’atteinte de vos objectifs n’en sera que plus facile.

Pensez-aussi à sélectionner des participant·es facultatifs pour leur permettre de choisir s’elles ou ils souhaitent être présent·es à la réunion ou pas. Dans ce cas, votre devoir d’information aura été assuré. Par exemple, convenez avec votre chargé·e de recrutement que vous l’inviterez facultativement aux entretiens d’embauche afin qu’ellle ou il en soit informé·e.

Rigueur de l'agenda

L’envoi d’une invitation pour une réunion se fait en fonction des éléments ci-après : 

  1. De la rigueur que chaque participant·e observe à tenir son agenda
  2. Des disponibilités de chacun·e
  3. Du délai entre l’envoi et la date de la réunion
  4. Des horaires de travail de chacun·e

La rigueur dans la tenue d’un agenda peut être très variée en fonction des personnes. Un agenda qui n’est pas à jour peut être un casse-tête en terme d’organisation du travail. Lorsque cette personne est un·e collègue, une simple remarque respectueuse peut souvent éviter des désagréments à venir.

Cependant, lorsque cette personne est un·e supérieur·e hiérarchique, vous serez probablement plus impuissant·e et devrez vous y adapter. Contactez alors cette personne pour lui proposer plusieurs plages horaires afin de vous assurer de sa disponibilité, avant de lancer l’invitation à tou·te·s les participant·es.

Disponibilité à vérifier

Communiquer et interagir entre plusieurs personnes doit toujours se faire dans le respect et sans émotion. Si vous observez un débordement de la part d’un participant·e, vous devez agir rapidement mais toujours en finesse.

  1. Invitez respectueusement les participant·e·s de prendre une grande inspiration et à communiquer calmement.
  2. Arrêtez la réunion et proposez d’en planifier une autre autour des mêmes sujets, en justifiant que vous ne tolérez pas l’agressivité au travail. Vous reprendrez ce sujet à un moment plus propice pour tous. Dans ce cas, nous vous conseillons de discuter individuellement avec chaque participant·e qui a montré de l’agressivité, avant le lancement des invitations suivantes.

Time-keeping

Le Time-keeping,  ou garder un oeil permanent sur l’heure, est important. Pour terminer une réunion à l’heure prévue, il est impératif de la commencer à l’heure prévue. Prenez la liberté de fermer la porte et à débuter la réunion exactement à l’heure ou au plus tard 1 minute après. Avec le temps, les participant·e·s y trouveront bien des avantages et s’y habitueront.

C’est un concept plus répandu en Amérique du Nord, dans les cultures anglo-saxonnes, et les pays nordiques. Si vous souhaitez aborder et clore chaque élément de l’ordre du jour, vous allez devoir périodiquement vérifier votre horloge.

Un élément tend à grandement dépasser la durée prévue? Plusieurs options s’offrent à vous:

  • Recentrer les interlocuteur·rices sur le timing et l’ordre du jour précis de la réunion (à privilégier).
  • Vous pouvez aussi proposer de planifier une nouvelle réunion spécifique à ce sujet.
  • Laisser déborder le sujet considérant que les sujets suivants puissent être tronqués. Dans ce cas, prenez note que votre évaluation des durées aurait peut-être due inclure une marge.

Pour que tous ces points soient respectés aux mieux, il est judicieux d’afficher sur un écran l’ordre du jour contenu dans l’invitation envoyée. Vous pourrez alors y faire référence très fréquemment pendant la réunion.

Prenez des notes ou demandez à l’un·e des participant·es de vous aider à la prise de notes afin de garder trace des points importants à inclure ensuite au compte-rendu.

Tous les participant·e·s ont des choses à faire après votre réunion. Cela peut être une autre réunion importante, un appel téléphonique important, ou simplement prendre le temps d’un repas. Vous devez pousser vos participant·e·s à respecter ceci en arrêtant la réunion exactement à l’heure prévue.

Dernier point, non des moindres : remerciez tou·te·s les participant·e·s pour leur présence, leur temps et leurs contributions.

L'après-réunion

De toute évidence, vous aurez des actions à mener suite à votre réunion. La première est la rédaction d’un compte-rendu de réunion basé sur les notes prises. Il est important que vous rédigiez-vous même ce compte-rendu, pour le préciser ou le nuancer selon votre point de vue. Il pourra être envoyé par email aux invité·e·s à la réunion et non aux uniquement participant·e·s.

Rappelez l’ordre du jour de la réunion, listez les participant·e·s et les absent·e·s.

Ce compte-rendu doit surtout inclure très clairement la liste des Action Items (Qui fait Quoi pour Quand), sous forme de tableau de préférence.

A cette étape, vous pourrez y ajouter une colonne d’état pour indiquer qu’aucune action n’est encore débutée. Une rencontre récurrente pourrait être planifiée avec les participant·e·s adéquat·e·s afin de suivre l’avancement de ces actions. A vous d’en juger la pertinence en fonction de votre contexte.

Enfin, prenez quelques minutes pour évaluer ce que vous pourriez mieux faire la prochaine fois. La gestion du temps, les invité·e·s absent·e·s, les ambiguïtés soulevées à propos du titre ou de l’ordre du jour, votre vocabulaire, le non-verbal des participant·e·s, etc…

Vous avez maintenant tous les éléments pour être efficace dans l’organisation de vos réunions.

Bonne réunion !

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